1. Yêu cầu thanh toán đôn đốc, nhắn nhở nợ qua email, điện thoại, tin nhắn,…và các hình thức không chính thức khác
Chính vì sự ưu việt, tiện lợi và nhanh chóng của các hình thức trao đổi qua email, điện thoại, tin nhắn,…và cũng là kênh trao đổi thường xuyên của các bên khi trao đổi công việc trước đó nên việc tiếp tục yêu cầu đối tác thanh toán công nợ qua các kênh này vẫn là kênh đầu tiên được áp dụng.
2. Yêu cầu thanh toán nợ bằng văn bản
Trong trường hợp đối tác vẫn cố tình không phản hồi hoặc kéo dài thời gian thanh toán công nợ cho doanh nghiệp, buộc doanh nghiệp phải có phương án, chiến lược phù hợp hơn. Khi đó, việc gửi văn bản, công văn sẽ đem lại hiệu quả hơn, vừa thể hiện thái độ ôn hoà vừa thể hiện sự thiện chí nhưng không kém phần kiên quyết. Trong yêu cầu thanh toán công nợ cần nêu rõ số tiền cần phải thanh toán và thời gian thanh toán cụ thể.
3. Yêu cầu ký các cam kết, biên bản trong các buổi gặp mặt trực tiếp
Đồng thời với việc trao đổi qua văn bản, có thể tổ chức có buổi gặp mặt trực tiếp để thu thập, tìm hiểu các nguyên nhân thanh toán trễ hạn, khả năng trả nợ hoặc các vướng mắc của hai bên trong quá trình xác định giá trị còn lại phải thanh toán hoặc các vướng mắc khác. Cần ghi lại bằng văn bản diễn biến của buổi gặp mặt, những nội dung đã được các bên thống nhất, cũng như những nội dung chưa được thống nhất và được những người tham gia ký. Đây là cơ sở để lưu lại cam kết của các bên cũng như tạo chứng cứ để giải quyết tranh chấp.
Trong trường hợp đã thực hiện các công việc trên đây và trong một khoảng thời gian hợp lý nhưng đối tác không có thiện chí thì doanh nghiệp cân nhắc biện pháp cứng rắn hơn để bảo vệ quyền và lợi ích của mình. Đó là khởi kiện tại Toà án có thẩm quyền hoặc trọng tài.
4. Lưu giữ các trao đổi dưới dạng tài liệu
Việc lưu trữ tài liệu ở giai đoạn này cũng như từ lúc ký kết hợp đồng, thực hiện hợp đồng nhằm tạo chứng cứ phòng ngừa tranh chấp có thể xảy ra bất cứ giai đoạn nào.
Đối với thủ tục tố tụng tại Toà án: yêu cầu nguồn chứng cứ là tài liệu đọc được nội dung được coi là chứng cứ nếu đó là bản chính hoặc bản sao đã được công chứng, chứng thực hợp pháp do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp và chứng thực theo quy định tại khoản 1 Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015.
Đối với thủ tục tố tụng tại Trọng tài: Theo quy định của pháp luật trọng tài thương mại không đề cập về yêu cầu đối với nguồn chứng cứ là tài liệu đọc được. Tuy nhiên, trên thực tế tố tụng tại Trọng tài, các trọng tài không đặt ra yêu cầu các tài liệu phải được công chứng, chứng thực được như Toà án. Trừ trường hợp một bên chứng minh được rằng tài liệu, nguồn chứng cứ đó là giả mạo, không chính xác, các trọng tài có thể sẽ yêu cầu bên còn lại cung cấp các tài liệu là bản chính hoặc bản sao đã được công chứng, chứng thực để kiểm tra, đối chiếu.
